Der Stadtrat wird beauftragt, die Publikationsverordnung (PubV, AS 170.520) sowie untergeordnet die Ausführungsbestimmungen zur Publikationsverordnung (AB PubV, AS 170.521) dahingehend zu revidieren, dass
- der digitale Zugriff auf alle Publikationen mittels Suchfunktion – insbesondere nach Rubriken, Meldestelle und Stichworten – grundsätzlich für eine unbestimmte Zeitdauer möglich ist;
- Publikationen mit Personendaten grundsätzlich nicht gelöscht, sondern anonymisiert werden;
- für die Publikation und Handhabung der Personendaten, wo es möglich ist, der Wille der betroffenen Person berücksichtigt wird;
- zwischen Personendaten und besonderen Personendaten gemäss § 3 Abs. 4 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz (IDG, LS 170.4) unterschieden wird bzw. Publikationen, die besondere Personendaten enthalten, nicht länger öffentlich zugänglich sind und nicht mehr Informationen enthalten, als es ihr Zweck erfordert;
- die Metadaten der Publikationen (Erscheinungsdatum, Kategorie, Anonymisierungsdatum bzw. Löschdatum etc.) gespeichert und veröffentlicht werden, sodass auch gelöschte Publikationen mit dem Löschungsgrund gekennzeichnet auffindbar sind (Protokollierung);
- eine automatische und unentgeltliche elektronische Zustellung von Publikationen zu bestimmten Rubriken angeboten wird (Push-Service).
Begründung
Die Stadt publiziert die amtlichen Mitteilungen seit 1. Januar 2018 rechtsverbindlich auf der Website der Stadt. Der Wandel von der Papierkultur zur elektronischen Publikation wurde jedoch nur halb vollzogen. Derzeit werden die amtlichen Meldungen auf mehreren Kanälen publiziert (wöchentliches PDF, Suchmaske, Tagblatt) und die Publikationen rasch und ohne sichtbare Protokollierung wieder gelöscht: Mitteilungen ohne Personendaten können während zwölf Monaten aufgerufen werden, solche mit Personendaten während drei Monaten. Die elektronischen Gesamtausgaben des Amtsblatts sind entsprechend jeweils drei Monate verfügbar und aus den E-Papers des Tagblatts werden sämtliche amtlichen Mitteilungen nach drei Monaten entfernt (vgl. Art. 5 AB PubV).
Neben der Gewährleistung des Datenschutzes ist jedoch auch das Öffentlichkeitsprinzip in einem weiteren Sinne, die Transparenz des staatlichen Handelns und die Überprüfbarkeit von Informationen sehr wichtig und gebührend zu beachten. Daher ist eine grundsätzlich unbefristete Publikation der Meldungen zielführend. Beispielsweise können Strassenbauprojekte auch nach Ablauf der zwölf Monate noch interessieren, da sich der Bau über eine längere Periode hinweg zieht. Zudem sind Anonymisierungen von Meldungen mit Personendaten einer Löschung grundsätzlich vorzuziehen. Löschungen sind insbesondere dann gerechtfertigt, wenn Deanonymisierungen leicht vorgenommen werden könnten.
Eine Unterscheidung von Personendaten und besonderen Personendaten erlaubt eine differenzierte Handhabung. Wo es möglich ist, ist der Wille von Personen, deren (besondere) Personendaten publiziert werden sollen, zu berücksichtigen. Relevant ist dies insbesondere bei Personendaten, die für die Publikation nicht zwingend sind oder für die Frage, welche Daten zu anonymisieren oder zu löschen sind. Bei einer Löschung ist auch die Länge der Aufschaltung eine Ermessensfrage, zu welcher die betroffene Person konsultiert werden sollte. Optimalerweise willigt die betroffene Person jeweils in die getroffene Lösung ein.
Publikationen sind zu protokollieren bzw. mit einer Publikationsnummer identifizierbar zu machen, sodass auch nachträglich bearbeitete oder gelöschte Publikationen nachvollziehbar sind. Zudem sind Publikationen grundsätzlich auf eine massgebende Plattform zu beschränken und Medienbrüche zu vermeiden. Zu einem modernen Amtsblatt gehört auch, dass eine automatische und unentgeltliche elektronische Zustellung von Publikationen zu bestimmten Rubriken angeboten wird.
Zusammenfassend wird die Revision, die mit der vorliegenden Motion angestossen werden soll, insbesondere zu einer Änderung der Bestimmungen von Art. 10 PubV und Art. 5 AB PubV des geltenden Rechts führen. Der Fokus ist auf die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit der Publikationen bzw. deren Bearbeitung sowie auf eine differenzierte Handhabung der Personendaten zu legen.
